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《河南科技》期刊收錄

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期刊收錄:淺議電力企業如何降低采購成本
雜志名稱:河南科技 投稿:河南科技雜志社

1.編制采購計劃和制定采購預算

1.1 采購計劃的定義

項目采購工作計劃是以項目采購計劃為依據的一個有關項目具體采購工作安排的細化文件,描述了項目采購有關工作的具體實施方案.比如確定各種貨物的采購方式,何時招標、何時詢價、何時定貨、何時簽訂合同、何時提貨、何時付款等具體安排.以確保項目需要采購的各種資源能夠在需要的時候準確到位。

1.2 采購計劃內容

(1)采購的設備、貨物或服務的數量、技術規格、參數和要求。

(2)所采購的設備、貨物或服務在整個項目實施過程中的哪一階段投入使用。

(3)所采購的每一種產品間彼此的聯系。

(4)全部產品采購如何分別捆包,每個捆包應包括哪些類目。

(5)每個捆包從開始采購到到貨需要多少時間,從而制定出每個捆包采購過程各階段的時間表,并根據每個捆包采購時間表制定出項目全部采購的時間表。

(6)對整個采購工作協調管理。

1.3 項目采購計劃編制的目的

編制采購計劃是整個采購管理進行運作的第一步,采購計劃制定得是否合理、完善,直接關系到整個項目采購運作的成敗。

因此,一項合理、完善的采購計劃應達到以下幾個目的:

(1)預計材料需用時間與數量,防止供應中斷,影響產銷活動。

(2)避免材料擠壓過多,擠壓資金,以及占用存放的空間。

(3)配合企業生產計劃與資金調度。

(4)使采購部門事先準備,選擇有利時機購入材料。

(5)確立材料耗用標準,以便管制材料采購數量及成本。

2.搞好項目采購招標、評標,選擇供應商

供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分,項目采購時應該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機會,一方面體現市場經濟運行的規則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高項目實施的質量。

2.1 招標文件的編制

招標文件編制質量的好壞直接影響到招標工作能否正常進行,甚至影響授標后能否順利完成合同。因此是一項復雜而細致的基礎工作。其內容必須力求完整、詳盡,用詞準確嚴謹,避免招標雙方對文件的理解和解釋產生分歧,增加評標工作量,影響招標工作的順利進行。

2.2 注重標底的編制和保密

標底是采購方對設備的預期價格,又是衡量投標單位標價的標準;是采購方財務準備的依據,也是評標的準備工作,因此標底在開標前應嚴加保密,不得泄露。能否正確選擇供貨單位,形成合理的合同價格,都依賴于能否正確設置標底,并保證標底安全。投標單位根據投標文件和初步設計的要求,了解市場價格及供求關系,分類分次認真核算,作出相對準確的標底作為評標依據。如果標底泄露,則無法正確的對投標單位進行綜合評比和優選。給評標工作造成被動,也就意味著評標工作的失敗。

2.3 評標的原則

俗話說“一分錢一分貨”,在滿足投標文件要求的前提下,投標單位的投標價并非越低越好,合理的價格才能得到合適的產品。在市場經濟的形勢下,決定了投標單位必然注重經濟效益。作為供貨單位不能無利可圖,絕不會做賠本買賣。有些投標單位為了中標,盡量壓低標價。一旦中標后,則在制造過程中想方設法追加設備款或在其他方面想辦法得到補償,形成釣魚工程。即使采購方寄希望與自身加強監管來保證產品質量,也會造成項目延期。這表面上節約了采購成本的行為,實際上得不償失。因此應以標底作為基準價,中標價應以接近基準價為宜。

2.4 評標價法

可供選擇的評標價法有最低標記法、綜合評標價法和以壽命周期成本為基礎的評標價法。需要在實際的采購中根據標的的性質和特點,選擇合適的評標價法。

2.5 資格審核嚴格把關

對投標單位的企業等級、資質、人員、技術、財務、設備、信譽及同類產品制造業績等情況進行資格審核,是招標工作中非常重要且必不可少的工作。嚴格的資格審核可確保參加投標的單位均具有履約能力和一定的信譽,減輕評標、定標階段的工作量,加快招標工作進程,確保了設備招標采購工作順利完成。

2.6 在技術、商務澄清和決標后的談判時應避免不公正行為

業主在技術、商務澄清時應采用公開和公正的方法。業主對有關招標文件條款的澄清和對每一投標者所提問題的解釋均應以書面形式發給全體投標者,并不允許公開提問人。

決標后的談判是簽訂合同的最后環節,也是業主向設備供應商最容易討價還價的階段。在這期間,有些業主會提出一些不公正的要求,如強行壓價、增加供貨范圍或提高設備配套件的檔次,這就給以后的合同履行工作造成很多障礙。投標商的投標一般都是在一定的工期、質量、供貨范圍的承諾下和充分考慮各種影響因素的前提下而形成的價格。如業主強行壓價,增加供貨范圍或提高設備配套件檔次,往往就很難保證設備的供貨期和質量,有時甚至導致合同無法履行下去。據筆者所知,有一設備制造、安裝工程,由于業主在談判時提高了設備配套件的檔次,而設備供應商參加談判的人員沒有經驗,遷就了業主的要求。簽完合同后經核算設備價款缺口較大,導致合同無法履行,后經法院調解,業主補償供應商一定價款后,合同才得以繼續履行,但仍然導致工期拖延將近一年,影響了生產的正常進行,造成了較大的經濟損失。

2.7 選擇供應商的數量

供應商數量的選擇問題,實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說,單一貨源增加了項目資源供應的風險,也不利于對供應商進行壓價,缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說,批量供貨由于數量上的優勢,可以給采購方以商業折扣,減少貨款的支付和采購附加費用,有利于減少現金流出,降低采購成本。因而,在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源,尋求多家供應,同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足,以獲取供應商的優惠政策,降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量,又能有力的控制采購支出。

3.結論

在探討項目采購管理中降低成本的問題時,應該確立采購全流程成本的概念,我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低,是對總成本的控制,而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低,但獲得優質的服務、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時,降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本,還要考慮相關方面的利益,成本就像在U形管中的水銀,壓縮這邊的成本,那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應,這種成本降低是不會體現在項目采購管理的利潤之中的。所以,需要建立這種全流程成本的概念,來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低,還應該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效,從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣,我們才能在采購過程中發掘無處不在的降低成本的機會。

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